Traveltool pone a disposición de las agencias de viajes un magnífico sistema de reservas, así como un entorno administrativo rico en información y utilidades, pero el Back Traveltool no es un sistema de facturación, por lo que son muchas las agencias de viajes que gestionan y facturan sus reservas en un software para agencias de viajes independiente.
En estos casos, el proceso volcado y facturación al software de las reservas efectuadas en Traveltool puede ser realmente tedioso, especialmente si se tienen que crear de forma manual las reservas y posteriormente emitir las facturas.
Las agencias de viajes utilizan el Back Traveltool principalmente para realizar el seguimiento de las reservas realizadas en Traveltool. Desde la zona de operativa de agencias, se pueden consultar los presupuestos y reservas de los clientes, registrar reservas externas efectuadas en los GDS, funciones de mailing y sms, generación de informes y mantenernos al día de las novedades mediante las secciones noticias y foros.
Automatización de volcado de reservas del Back Traveltool al software de gestión de la agencia
Gracias a la tecnología XML que Traveltool pone a disposición de las agencias de viajes, los desarrolladores de software para agencias de viajes han podido realizar integraciones que automaticen el proceso de volcado de reservas del Back Traveltool en sus programas. Mediante este sistema de intercambio de datos, el programa de gestión puede descargar los datos de una reserva y darla de alta en el expediente de viajes, todo ello sin tener que introducir manualmente datos y garantizando la fiabilidad de los mismos.
Cada minuto que ahorramos en gestiones administrativas, puede dedicarse a la captación y consecución de nuevas ventas
En aquellos programas para agencias de viajes que cuenten con una integración para la descarga de reservas, deberemos configurar una cuenta de usuario para que este pueda realizar la conexión al sistema. Las credenciales que deben introducirse en el software son las mismas con las que el agente de viajes hace login en el Traveltool Back, teniendo en cuenta que solo podrán importarse las reservas que ese mismo usuario pueda ver en el backoffice.
Volcado y facturación de reservas en un solo paso: Expediente Express
Entre los software para agencias de viajes que ofrecen un sistema de importación de reservas del Back Traveltool, hay que destacar el disponible en GIAV. Mediante un sistema denominado Expediente Express, permite la crear un expediente, importar los datos de las reservas de Traveltool, facturarlas y generar el cobro en un solo paso en menos de un minuto. Este sistema es mucho más avanzado que el de resto de programas de gestión, no teniendo que introducir los localizadores de las reservas (el sistema detecta automáticamente las nuevas reservas en Traveltool y nos los muestra para su captura), permitiendo capturar de forma simultánea varias reservas e incluso de diferentes proveedores y generando desde el expediente de viajes, hasta la factura y cobro de los servicios.
¿Cual es el procedimiento para importar y facturar las reservas de Traveltool?
El procedimiento es sencillo e intuitivo y se realiza íntegramente desde una la pantalla única del Expediente Express, a la que se accede desde el menú de ventas del software. Sin necesidad de introducir el localizador y en apenas unos clicks tendremos todos los datos de nuestras reservas, pudiendo además generar de forma opcional la factura y cobro de los servicios turísticos. Siguiendo los cinco pasos que se indican a continuación y en tan solo un minuto tendremos capturadas las reservas realizadas en el Back Traveltool:
Seleccionamos el cliente
Pulsamos el botón «Capturar nuevas reservas»
Marcamos las reservas a importar al expediente
Indicamos si se quiere emitir la factura y el cobro
Guardamos el Expediente
Se trata de un proceso rápido y que además nos permite tener controlado en todo momento que reservas tenemos pendientes de facturar. En comparación con los sistemas que ofrecen el resto de programas para agencias de viajes, el ofrecido por Giav es el más potente y completo, siendo el único que permite capturar varias reservas de forma simultánea y facturarlas en el mismo paso.
Ventajas de automatizar el proceso de facturación tras reservar en Traveltool Back
En un sector como el de las agencias de viajes donde se manejan rentabilidades muy ajustadas, es imprescindible la automatización de los procesos de venta y facturación. Gracias a proveedores como Traveltool con su Back desarrollado en un entorno web dinámico y ágil, la gestión de las reservas a los clientes se realizan de forma óptima.
Ahorraras tiempo en gestiones
No olvidarás facturar o cobrar
Minimizas errores
Más tiempo para tus clientes
El problema llega cuando hay que volcar la información a un software de gestión externo y este no ofrece los mecanismos adecuados para ahorrarnos tiempo en la gestión administrativa. Hay que ser consciente que cada minuto que ahorramos en gestiones administrativas que no generan beneficio, puede dedicarse a la captación y consecución de nuevas ventas. Por ello se debe poner en valor la diferencia entre un sistema que no permita capturar reservas, el que simplemente nos recupera los datos mediante el localizador y los que como Giav permiten realizar toda la gestión administrativa en un único paso.
La automatización del proceso de facturación de los servicios también supone un importante avance a la hora de contar con unos datos fiables a nivel descriptivo y económico. Además si el programa recupera activamente las reservas del Back Traveltool, se minimiza la posibilidad de olvidar facturar o cobrar, dado que cada vez que entremos en nuestro software para agencias de viajes se nos muestran aquellas que están pendientes de gestionar.
