Ventajas de un Programa para Agencias de Viajes VS Excel

/Ventajas de un Programa para Agencias de Viajes VS Excel

En pleno siglo XXI y con los grandísimos avances tecnológicos, todavía existen empresas que cuentan con más de diez empleados que gestionan todo de forma manual, escribiendo en papeles y apoyándose en hojas de cálculo. Es habitual escuchar a las agencias de viajes decir “Podemos hacerlo más rápido en Excel” o “Excel se ajusta perfectamente a nuestras necesidades”. Pero, ¿qué pasa con la parte de back office, la parte de reservas en línea, la parte de integraciones GDS?, esto no es una cábala futurística, es una necesidad pues su competencia hace ya uso de herramientas que lo integran todo para ser más competitivos. He aquí las razones por las que Excel no se puede comparar con un programa para agencias de viajes:

Programa para agencias de viajes vs Excel

1. Excel no está especializado en el sector de agencias de viajes

Hacer negocios en el mundo de los viajes significa tratar la terminología profesional a diario. Usar algo genérico no es una “cosa” muy profesional. Excel es utilizado por diferentes tipos de organizaciones empresariales, por lo que no es bueno usarlo ya que el sector de agencias de viajes es único. Hay que tener un lugar donde poder rastrear sus reservas, pasajeros, servicios de viajes, comisiones, márgenes, grupos, etc. Los programas para agencias de viajes son una solución todo en uno, Excel no llega siquiera al 15% de las funcionalidades desde este tipo de programas.

2. Desperdiciar una enorme cantidad de tiempo

Tener una solución todo en uno le ayuda a evitar el trabajo manual que invierte cada vez que necesita introducir datos para múltiples hojas de trabajo y fórmulas complejas. Los precios de sus servicios se calculan automáticamente, los itinerarios se generan automáticamente y se puede acceder a un resumen del estado financiero actual con un solo clic del ratón (¡también puede gestionar roles de seguridad para diferentes empleados!).

Digámoslo de esta manera: Si usted tiene 10 empleados gestionando su agencia de viajes con Excel. Con un programa para agencias de viajes especializado, podría gestionar la misma cantidad de trabajo con apenas 5 empleados, o bien tener ventas por el doble del volumen actual. Esto es sólo para mostrarle la idea de cómo este tipo de programas aceleran su trabajo y potencian la eficiencia. En otras palabras, la gestión comercial y de facturación dentro del programa mejora tanto la productividad como la rentabilidad.

3. Números interminables y la complejidad del uso

En Excel sólo las tareas básicas son familiares. Las características más avanzadas requieren tiempo y experiencia para ser apropiadamente dominadas. Una hoja de cálculo de Excel es básicamente una pizarra en blanco en la que se pueden almacenar cifras económicas. Es necesario que teclee cada número uno por uno (o haga clic en copiar-pegar una y otra vez) y utilizar diferentes fórmulas para crear campos calculados que muestren los valores que le sean relevantes. Un programa para agencias de viajes le exime de la responsabilidad de diseñar complejas fórmulas que podrían contener errores, todos los cálculos están ya integrados y revisados por especialistas en gestión y ficalidad.

4. Faltan informes cruciales que un programa para agencias de viajes ya tiene integrados

No existe un lugar donde usted pueda revisar todas las transacciones que han sido realizadas o modificadas por sus empleados! Los beneficios, pérdidas, márgenes, importes facturados, etc. están dispersos en cientos de archivos Excel, sin darle una visión general de cómo marcha su agencia de viajes. Con un programa para agencias de viajes, es posible obtener todos los informes directamente desde dentro de la misma solución y en poco segundos (gestión de dinero, presupuestos, asientos libres, seguimiento de facturas y pagos, clientes, agentes comerciales, proveedores, creación y envío de documentos, itinerarios y seguimiento de la rentabilidad de los empleados). Por ejemplo, ¿cómo puede saber que viajes están próximos a su salida y sin embargo no se ha cobrado al cliente el total de los servicios? No puedes.

5. No estás organizado de manera correcta

Introduzca la información una vez y adminístrela desde un lugar central. No se necesitan ficheros en cientos de carpetas ni 3 sistemas diferentes (uno para back office, otro para crear documentos/facturas, otro para reservas online, etc.). Además, Excel no ofrece una conversión fácil de su hojas de cálculo a documentos para clientes (por ejemplo, enviar un correo electrónico o imprimir una factura de proveedor).

6. Los errores pueden ser muy peligrosos

El proceso de introducción de datos manual suele dar lugar a errores. Los datos pueden corromperse a través de cambios accidentales o borrados. Una situación en la que no tenga el control puede ser extremadamente peligrosa para el negocio.

7. Los datos no están centralizados

Con un programa para agencias de viajes, usted gestiona todos los clientes, proveedores, documentos y servicios  turísticos desde un solo lugar con una interfaz intuitiva. Además, las transacciones financieras se consolidan y gestionan desde una ubicación central, eliminando la necesidad de hojas de trabajo Excel separadas (¡que pueden llevar al caos!).

8. No hay colaboración entre empleados

Cada departamento (a veces también cada empleado) suele gestionar su propia hoja de cálculo, lo que hace que la colaboración entre los agentes de viajes sea casi imposible. Esto causa incomunicación y frustración en toda la empresa. No sé qué es peor – si cuando todo el mundo tiene su propio archivo de Excel o el caso donde todos los empleados están usando el mismo archivo de Excel. En el segundo caso, sólo una persona a la vez puede entrar de forma simultánea en el archivo!

Un programa para agencias de viajes le ofrece un resumen histórico de todo lo que se ha hecho con todas las reservas y datos (cuando se ha modificado algo, qué se ha cambiado exactamente y quién ha hecho el cambio). Esto es de gran ayuda si más personas están trabajando en una misma reserva, cotización/itinerario del cliente o si alguien se va de vacaciones, por lo que algún compañero debe ser capaz de continuar gestionando sus expedientes.

9. No hay servicios ni visión financiera en tiempo real

Cuando los empleados necesitan introducir los datos manualmente en una hoja de cálculo, o en numerosas hojas de cálculo, nadie tiene nunca una visión en tiempo real del beneficio o el cash flow, ni qué servicios de viajes o itinerarios han cambiado.

10. Los datos no están seguros

Los datos almacenados localmente en el escritorio no son seguros. Depende del estado de su disco duro y de la calidad de los componentes de su equipo. Con un programa para agencias de viajes basado en la nube, la información no puede perderse debido a virus o averías en el ordenador, es posible acceder a estos datos desde cualquier lugar y en cualquier momento. Los servidores siempre tienen respaldo en caso de que algo falle (sistemas de tolerancia a errores y respaldo). Además, usted puede acceder a los datos desde otro ordenador o tablet, sólo necesita tener una conexión a Internet.

11. La toma de decisiones no es fácil

Con todo lo expuesto, ¿cómo puedes tomar una decisión? La toma de decisiones debe apoyarse en información económica consolidada y tratada. Excel no ofrece herramientas para mostrar cómo ha evolucionado su empresa ni le proporciona datos financieros en tiempo real para la toma de decisiones adecuadas. Es muy difícil obtener la información de calidad que necesita para realizar acciones futuras. Un programa para agencias de viajes basado en la nube convierte automáticamente los datos en información procesable, que puede utilizarse para la toma de decisiones empresariales.

En resumen, Excel es un buen programa para almacenar pequeñas cantidades de datos sencillos y puede proporcionar niveles básicos de funciones de gestión y facturación. Pero cuando se trata de visualizar datos, crear cuadros de mando interactivos, gestionar datos ilimitados y dar soporte a la detección de incidencias en tiempo real, es inadecuado. A medida que su negocio crece y usted tiene más datos que tratar y analizar, se convierte en un lastre para la correcta gestión de su negocio.

2017-09-23T14:23:14+00:00