¿Tiene que emitir factura una agencia de viajes que intermedia?

En el sector de las agencias de viajes es poco habitual que los clientes particulares soliciten la factura de los servicios turísticos adquiridos. Además, nos encontramos la circunstancia de que una gran parte de los servicios son de intermediación y es fácil que una asesoría no especializada en el sector indique que en dichos casos no es necesario emitir la factura por la agencia de viajes ya que es la agencia mayorista quien la emite, en teoría, en nuestro nombre.

Por desgracia, en más ocasiones de las deseadas, las agencias de viajes se encuentran ante situaciones como las descritas. Esto puede provocar gran confusión a los gestores de la sociedad y adicionalmente puede generar contratiempos indeseados ante una posible inspección o un requerimiento de datos de comprobación. Toda operación de ingresos que no está documentada tiende a convertirse en fraudulenta dado que existe no justificación de la misma y escapa al control que toda prestación de servicios debe de cumplir.

Obligaciones sobre facturación de servicios prestados por agentes de viajes.

Lógicamente, la Ley establece una serie de obligaciones en materia fiscal entre las que se encuentra la de expedir y entregar factura de todas sus operaciones, ajustada a lo que reglamentariamente se determine, ya sea por el propio empresario o profesional, o por el cliente o un tercero, actuando en nombre del empresario que presta el servicio de viajes. En este caso  deberá de existir un acuerdo entre ambas partes que garantice la aceptación por parte del empresario de cada una de las facturas emitidas en su nombre por parte del cliente o tercera persona a la que se autorice.

Las expediciones de facturas, con los condicionantes indicados anteriormente, podrán realizarse por cualquier medio, en papel o formato electrónico, siempre que, en este último caso, el destinatario de las facturas haya dado su consentimiento.

Adicionalmente, el propio Reglamento de Facturación limita la obligación de emitir facturas a distintos supuestos entre los que no se encuentran las operaciones habituales de las agencias de viajes. A modo de ejemplo no excluyente, no existe obligación de emitir facturas en las operaciones realizadas por empresarios o profesionales en el desarrollo  de actividades a las que sea de aplicación  el régimen especial del recargo de equivalencia, o el régimen simplificado en los casos en que la determinación de las cuotas devengadas se efectúe en atención al volumen de ingresos.

Como conclusión a lo anteriormente expuesto de forma muy resumida, las agencias de viajes en la medida que realizan de forma habitual operaciones definidas como prestaciones de servicios y que además son ejecutadas por empresarios o profesionales, que impliquen la ordenación por cuenta propia de factores de producción de materiales y humanos o uno de ellos, con la finalidad de intervenir en la producción y distribución de bienes o servicios; estarían obligadas a emitir facturas por todas las operaciones que realicen en su actividad habitual, incluso las que les corresponda por mediación en la venta de paquetes o servicios turísticos creados por agencias mayoristas, así como las que se realicen en base a contratos de comisión.

Requisitos de facturación propios de las agencias de viajes.

Las operaciones de las agencias de viajes están reguladas por un régimen de tributación propio, lo cual obliga a cumplir determinados requisitos adicionales a la hora de emitir las facturas por los servicios prestados. En concreto, se debe de recoger que la factura se ha emitido como operación realizada en régimen especial de agencias de viajes. Es muy importante tener en cuenta este aspecto ya que de no cumplirlo es posible que por parte de la Agencia Tributaria se reclame el IVA repercutido de toda la cantidad facturada al cliente, si ésta se entiende que no está emitida en régimen especial de agencias de viajes y que por lo tanto no incluye las cuotas de IVA en el precio.

Inclusión de suplidos en las facturas Vs facturas por intermediación.

Adicionalmente, las agencias de viajes realizan con frecuencia operaciones que, a priori, se pueden enmarcar en el ámbito de la mediación o de la comisión. Este tipo de operaciones tiene una implicación muy importante en las obligaciones fiscales y tienden a confundir de forma generalizada a las agencias. Es muy habitual oír hablar del término de “Suplidos”, cuyo tratamiento erróneo por parte de las agencias de viajes puede dar lugar  a creer que se está trasladando un suplido al cliente final, cuando en realidad se está prestando un servicio con cuenta y riesgo de la propia agencia.

Este hecho determina que lo que tendría que ser una operación que no se deba de tener en cuenta en la determinación de la base del impuesto, pasa a considerarse parte de la prestación del servicio y, por lo tanto, ha de estar sujeta al mismo.

Para que un pago por cuenta del cliente tenga la consideración de suplido han de conjugarse obligatoriamente una serie de condiciones y todas ellas al mismo tiempo. Estos requisitos se argumentan en numerosas consultas vinculantes de la Dirección General de Tributos. En concreto son:

• Tratarse de cantidades pagadas en nombre y por cuenta del cliente. La realización de gastos en nombre y por cuenta del cliente de acreditará ordinariamente mediante la correspondiente factura o documento que proceda en cada caso expedido a cargo del citado cliente, y no del intermediario o comisionista que le está “supliendo».

Es importante tener en cuenta que cuando se realicen pagos en nombre propio, aunque sean por cuenta del cliente, no tendrán la consideración de “suplidos” y se entenderá como un servicio más prestado al cliente.

• El pago del “suplido” debe de hacerse en virtud de un mandato expreso por parte del cliente por cuya cuenta se actúa.
• La justificación de la cuantía efectiva pagada en nombre del cliente se realizará por cualquier medio de prueba admisible en Derecho. La factura expedida por parte del prestador del servicio será a nombre del cliente final, y además la cantidad pagada por el concepto de suplidos ha de coincidir exactamente con el importe del gasto en que se ha incurrido el cliente final.
• No es posible deducirse las cuotas de IVA soportado que eventualmente hubiera gravado gastos pagados en nombre y por cuenta del cliente.

Operativa habitual en la prestación de servicios ofertados por las mayoristas de viajes.

Otro punto importante a tener en cuenta a la hora de documentar las operaciones habituales de las agencias de viajes, y que está íntimamente relacionado con la explicación anterior, es el hecho de considerar que se actúa como intermediario o comisionista por el mero hecho de que los servicios se presten con medios ajenos, o porque intervengan agencias mayoristas en la operación. Nada más lejos de la realidad.

En el proceso habitual de prestación de servicios las agencias de viajes minoristas comercializan viajes de agencias mayoristas, estableciéndose de forma tácita o expresa un acuerdo de comisión entre ambas. Esta comisión se establece generalmente sobre el precio de venta que se traslada al cliente. Estamos, por lo tanto, en supuestos de comisión por ventas en donde el comitente o mayorista es quien debe de prestar el servicio al cliente final, y donde el comisionista es la agencia minorista que cobra una comisión a la mayorista, pudiendo también cobrarla al cliente final. Si analizáramos a fondo la mayoría de las facturas que documentan este tipo de relación, veríamos que en realidad la agencia mayorista cobra y factura a la minorista en importe del servicio, y que ésta última a su vez factura al cliente final. En este caso, estaríamos ante un supuesto de actuación en nombre propio por parte de la agencia minorista, en la que actúa asumiendo el riesgo de la operación, y prestando ella misma el servicio al cliente final.

Lo anterior tiene una enorme implicación en el tratamiento fiscal de la operación y en el análisis de dónde se encuentra gravada. En los casos de intermediación pura, la comisión tributa en régimen general del impuesto; mientras que en los casos en los que la agencia actúa en nombre propio se tributaría en régimen especial de agencias de viajes, sin perjuicio de ejercer las facultades de renuncia que establece la legislación.